Nasze obszary

Od momentu powstania firmy w 2016 roku głównym obszarem naszych działań była księgowość. Jako Centrum Kompetencji z obszaru usług finansowych świadczymy usługi w tym zakresie w ramach sześciu obszarów.

FINANCIAL SERVICES

ACCOUNTS PAYABLE (Zobowiązania) to obszar skupiający się na kompleksowej obsłudze dostawców Grupy Volkswagen. Zespoły działające w obrębie tego obszaru współpracują ze spółkami z Niemiec, Danii, Słowacji, Hiszpanii, Portugalii, Irlandii, Francji, Wielkiej Brytanii i Polski. Zajmują się obsługą księgową w zakresie:   

  • weryfikacji i optymalizacji procesowania faktur, 

  • księgowania faktur od dostawców za zakup towarów i usług, 

  • przygotowania płatności, 

  • obsługi podstawowych danych dostawców, 

  • przygotowywania raportów oraz zestawień księgowych, 

  • utrzymywania kontaktu z dostawcami (monitoring terminów płatności, uzgadnianie salda rozrachunków etc.), 

  • rozpatrywania i analizy zapytań rachunkowo-finansowych, np. wezwania do zapłaty, procesów związanych z zamknięciem miesiąca/roku,  

  • self billingu (samofakturowania).

  • Mamy również procesy nietypowe dla działu zobowiązań jak na przykład: 

  • MRV – opracowywanie dokumentów reklamacyjnych dot. wadliwych dostaw i zapytań z nimi związanych, 

  • Lohnbearbeitung – ewidencja dostaw i składanie z tych dostarczonych części opon zimowych, przeprowadzanie inwentaryzacji i wyjaśnianie różnic stanów magazynowych, 

  • rozliczenia kosztów podróży służbowych. 

W 2023 pierwsze zespoły rozpoczęły pracę na nowej wersji SAP 4 HANA, który staje się standardem na rynku usług wspólnych w całej Europie. 

ACCOUNTS RECEIVABLE (Należności) to obszar dedykowany szeroko rozumianej obsłudze księgowej klientów Grupy Volkswagen, świadczący usługi dla spółek z Niemiec, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Portugalii, Polski oraz Francji. W zakresie realizowanych zadań znajdują się takie operacje, jak:   

  • weryfikacja poprawności oraz kompletności dokumentów księgowych, 

  • weryfikacja świadectw pochodzenia towarów, 

  • zakładanie i zarządzanie bazą klientów 

  • wystawianie i księgowanie dokumentów, 

  • księgowanie wyciągów bankowych oraz rozliczanie płatności, 

  • przygotowywanie płatności wychodzących do odbiorców, 

  • prowadzenie kont księgowych odbiorców, 

  • zarządzanie zamówieniami wraz z oceną kredytową odbiorców, 

  • windykacja należności, 

  • potwierdzanie sald z odbiorcami zewnętrznymi i spółkami koncernowymi, 

  • przygotowywanie raportów oraz zestawień księgowych, w tym danych do sprawozdania finansowego,

  • raportowanie podatkowe,

  • kontakt z działami wewnątrz firmy oraz klientami zewnętrznymi.  

GENERAL LEDGER (Księga główna) we współpracy z innymi działami realizuje następujące zadania:   

  • uzgadnianie stanów magazynowych, analiza wyników inwentaryzacji, 

  • księgowanie wyciągów bankowych oraz kontrola przepływów pieniężnych, 

  • księgowanie poleceń księgowych oraz rezerw, 

  • uzgadnianie sald kont księgi głównej, 

  • ewidencja i amortyzacja środków trwałych, 

  • przygotowywanie raportów oraz zestawień księgowych, 

  • procesy związane z zamknięciem miesiąca/roku,

  • obsługa pakietu konsolidacyjnego do okresowych skonsolidowanych sprawozdań finansowych według MSR/MSSF i obsługa audytu, raportowanie do krajowych centralnych urzędów statystycznych i krajowych banków centralnych. 

ASSET ACCOUNTING (Środki trwałe) we współpracy z innymi działami realizuje następujące zadania: 

  • klasyfikacja, ewidencja i amortyzacja środków trwałych,

  • przygotowywanie dokumentów związanych z nabyciem, sprzedażą lub likwidacją środków trwałych,

  • uzgadnianie sald kont księgi głównej,

  • kontrola prawidłowości zapisów księgowych,

  • przygotowywanie sprawozdań, raportów oraz zestawień księgowych,

  • organizacja i przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych,

  • rozwiązywanie kompleksowych problemów księgowych i procesowych,

  • procesy związane z zamknięciem miesiąca/kwartału/roku,

  • przygotowywanie danych dla audytu,

  • kontakt z działami wewnętrznymi firmy.

CONTROLING/REPORTING we współpracy z zakładami produkcyjnymi zbiera, analizuje i prezentuje dane kosztowe, niezbędne do podejmowania decyzji zarządczych w danym obszarze, a także raportuje inne dane finansowe wraz z analizą ich odchyleń. 

TRADE FINANCE (finansowanie handlu) to obszar skupiający się na obsłudze funkcji skarbu w zakresie instrumentów finansowych w imieniu marek koncernowych, między innymi:   

  • Obsługa inkasso dokumentowego dla frachtu morskiego i lotniczego,  

  • Obsługa gwarancji i SBLC,

  • Obsługa akredytyw. 

BUSINESS OPERATION SERVICES

  • BI Data Proxy – zespół rozwija platformę do streamowania danych w czasie quasi-rzeczywistym. Przesyłane dane znajdują zastosowanie w różnych projektach i działach specjalistycznych – już ponad 30 jednostek grupy Volkswagen (np. Audi, Volkswagen, Porsche i Cariad) korzysta z zalet tego rozwiązania. System zapewnia transparentną kontrolę nad zużyciem zasobów i pozwala osiągać znaczne oszczędności poprzez możliwość skalowania platformy do potrzeb w projekcie działów fachowych. Narzędzia wykorzystywane w codziennej pracy zespołu to m.in. Kafka, Linux, Azure, AWS, Kubernetes, Python, Java, Golang.

  • BI – w zespołach Business Intelligence pracownicy zajmują się przede wszystkim tworzeniem raportów i analiz za pomocą narzędzi takich jak: SQL, Tableau, Power BI. Tworzą wizualizacje pozwalające zrozumieć dane, codziennie pracują nad optymalizacją dostępnych danych, wspierają klientów i doradzają w zakresie przesyłania, modyfikacji i ładowania danych. 

  • Usługi suportowe - w obszarze Business Operation Services wyróżniamy zakres usług suportowych ulokowanych w czterech zespołach:   

- Digital Workplace Service to wsparcie pracowników koncernu w korzystaniu z narzędzi do videokonferencji oraz do bezprzewodowej prezentacji treści.  

- PRM & AEPS 1st Level Support z kolei jestem zespołem wspierającym pracowników koncernu w procesach zakupowych w obszarze IT. Celem usług jest także wykonywanie zadań administracyjnych związanych z monitorowaniem zamówień oraz analiza dostępnych danych.  

- Infrastructure Dataservice  to usługa polegająca na odzyskiwaniu lub tworzeniu kopii zapasowych danych, np. utraconych maili ze skrzynki outlook, danych z dysków, współpraca z działem prawnym.  

- Projekt LAW (Lieferabwicklung) polega na wdrożeniu odpowiednich procesów usług i udziału w ich optymalizacji w celu uproszczenia zakupów odpowiednich modułów w grupie koncernowej. System LAW służy do strukturyzowania, wyszukiwania i fakturowania wszystkich komponentów i zakresu wykonanych usług (np. montażu, logistyki wstępnej, logistyki itp.) zakresu JIT/JIS (Zakresy JIT/JIS to zespoły specyficzne dla pojazdu dostarczane synchronicznie z produkcją).   

  • Supply Chain Management - obszar obejmuje kontrolę wąskich gardeł w procesach dostaw, analizę struktur popytu i wydajności oraz weryfikację wiarygodności danych. Zespoły zajmują się poprawą jakości danych w systemach zakupowych (INCA i źródłowych), optymalizacją raportów i dashboardów, monitorowaniem wydajności dostawców oraz śledzeniem pokrycia zapotrzebowania. Dodatkowo zabezpieczane są prognozy popytu dla nowych projektów pojazdów na wczesnym etapie rozwoju.

  • Training Support PowerCO wspiera klienta w zadaniach m.in. administracyjnych, zarządza danymi w systemie Learning Management, generuje raporty i statystyki, opisuje procesu i dokumenty w obszarze Traning Management.

  • Z kolei zespół GPS A-Mat Support doradza użytkownikom systemów zakupowych w ich zapytaniach procesowych, jak i systemowych szukając optymalnych rozwiązań.

  • Lizenzmanagement ma za zadanie kontrolę dostępów, monitorowanie oraz aktualizację modeli danych. Pracownicy na co dzień dbają o wysoką jakość dostępnych danych zawartych w różnych systemach oraz raportach. 

COMMERCIAL SERVICES

Otwierając się na nowe wyzwania biznesowe i obszary działalności, nieustannie poszerzamy zakres świadczonych usług w obszarze COMMERCIAL SERVICES. Obecnie szereg zespołów realizuje usługi w następujących obszarach biznesowych.   

  • Inputmanagement:  klasyfikowanie dokumentów dotyczących wniosków leasingowych i kredytowych, opracowywanie umów leasingowych, decyzji podatkowych, umów serwisowych, indeksowanie dokumentów umów ubezpieczeniowych i bankowych, weryfikowanie faktur za zakup samochodów, usługi serwisowe, wypożyczenie aut, opracowywanie zmian związanych z kartami pojazdów kredytowanych przez koncern.  

  • Scanning UK: skanowanie rachunków przychodzących i ich rejestracja w systemie do weryfikacji.  

  • Customer Care - telefoniczna i pisemna obsługa klienta:  

  • infolinia Notdienst – koordynacja pomocy klientom w sytuacjach awaryjnych na drodze,  

  • Volkswagen/SKODA Carline – obsługa telefonicznych zapytań klientów marek Volkswagen i Skoda oraz pisemne opracowywanie zapytań klientów przychodzących różnymi kanałami komunikacji (mail, czat, formularze internetowe),

  • FOKK – rejestrowanie i kategoryzowanie zapytań klientów w obszarze Back office i Front office,

  • DSGVO - opracowywanie zapytań klientów w kontekście przetwarzania danych osobowych w systemach i bazach danych koncernu Volkswagen,

  • Central Know-How Protection Services (CKPS) - First Level Support (SPOC) dla dostawców, nadzór nad statusem umowy o zachowaniu poufności z dostawcami, zapytania odnośnie certyfikatu TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange), tworzenie aktualnej bazy klientów we własnym systemie ticketowym Salesforce. 

LOGISTICS & TECHNICS

LOGISTICS to obszar skupiający się na realizacji projektów logistycznych dla Grupy Volkswagena. Zespoły, które działają w obrębie tego obszaru współpracują m.in. ze spółkami koncernu z całej Europy. Zespoły realizują projekty logistyczne w zakresie:  

  • planowania pojemników,

  • planowania powierzchni,

  • planowania procesów,

  • projektowania łańcucha wartości,

  • dyspozycji częściami. 

Projekty techniczne obejmują obszary: Testing&Development oraz Cloud Services. 

PROCUREMENT SERVICES

PURCHASING SERVICES tzw. P-MAT dotyczy wsparcia administracyjnego i merytorycznego dla Działów Zakupów różnych marek w koncernie w zakresie zadań bezpośrednio związanych z produkcją pojazdów i części, w ramach zadań: 

  • Sourcing (Forward Sourcing i Global Sourcing) – opracowywanie i wysyłka zapytań ofertowych do dostawców koncernowych w ramach części produkcyjnych (systemy: STAR, GPS Sourcing); procedowanie analizy opłacalności zmiany np. dostawcy; wsparcie w przygotowaniu informacji na gremia decyzyjne; doradztwo systemowe i procesowe,

  • Negocjacje internetowe (Online Verhandlungen) – przygotowanie, budowanie i przeprowadzanie negocjacji internetowych w oparciu o odpowiednie strategie zakupowe (system GPS ON); przygotowywanie i realizacja treningów wspierających przygotowanie do procesu negocjacji; doradztwo systemowe i procesowe,

  • Bestelleingaben – systemowe opracowywanie zamówień oraz kontraktów na części produkcyjne (wykorzystywanie m.in. systemu EBON+, GPS Ordering). Pielęgnacja danych systemowych dla poszczególnych części oraz zamówień/ kontraktów,

  • Fehlerbelege - opracowywanie błędów dotyczących zamówień na części bezpośrednio produkcyjne w systemie EBON, GPS Ordering, które wynikają z różnicy między danymi na liście przewozowym dostawcy a danymi w kontrakcie cenowym działu logistyki. Analiza błędów, przygotowanie list oraz doradztwo i wsparcie systemowe dla zakupowców, którzy nie są w stanie poprawić wygenerowanych błędów. Szkolenie oraz materiały niezbędne do bieżącego wspierania zapytań zakupowców z największą ilością błędów,

  • Materialteuerungszuschläge (MTZ)/ Stahlsteuerkreis (SSK)– aktualizacja/wprowadzanie danych bazowych części oraz aktualizacja zamówień w związku z wynegocjowanymi nowymi cenami surowców oraz zmianami dopłat materiałowych za stal pośrednią (klucz 555),

  • Księgowanie cłowe  – generowanie i przetwarzanie list celnych i przewozowych na dostawy towarów do krajów spoza Unii Europejskiej,

  • Zakupowe kontrakty centralne - wsparcie działu zakupów w zakresie produkcji seryjnej (zakładanie i aktualizacja harmonogramów dostaw, tworzenie zamówień powiązanych, aktualizowanie danych bazowych, np. cen, weryfikacja danych bazowych na podstawie zmian technicznych, przeprowadzanie transakcji masowych) oraz wsparcie działu zakupów w obszarze części zamiennych po zakończonej produkcji (zakładanie i aktualizacja harmonogramów dostaw, tworzenie zamówień powiązanych, aktualizowanie nowych wariantów części) w systemie SAP oraz SAP 4HANA.

PROCUREMENT  SERVICES tzw. A-MAT dotyczy realizacji procesów dotyczących zakupów materiałów pośrednio-produkcyjnych i nieprodukcyjnych dla różnych marek w koncernie 

Proces P2P (Procure to Pay) dla marek koncernu VW z wykorzystaniem systemów zakupowych charakterystycznych dla danej marki (m.in. KSRM, Globe, Maximo, SAP, GPS Ivalua, GPS ON):

a) Zgłoszenie zapotrzebowania

  • analiza i weryfikacja dokumentacji handlowej

  • procesowanie zapotrzebowań na zakup środków okołoprodukcyjnych zgłaszanych przez klientów wewnętrznych 

b) Proces zakupowy BTM/BTM+

Kompleksowa obsługa procesu zakupowego do 250.000 EUR

  • sprawdzanie poprawności danych w zapotrzebowaniu (analiza i weryfikacja dokumentacji handlowej)

  • przeprowadzanie negocjacji handlowych zgodnie ze strategią zakupową

  • wystawianie zamówień w systemach zakupowych

  • archiwizacja dokumentacji zakupowej zgodnie z wymaganiami klienta

Dodatkowo na życzenie klienta / opcjonalnie:

  • weryfikacja płatności względem zamówień oraz przekazanie jej osobom odpowiedzialnym (działom fachowym) celem uzupełnienia brakujących danych

  • doradztwo systemowe i bieżące informowanie klientów wewnętrznych o zmianach procesowych

  • wsparcie w procesie rejestracji nowych dostawców i wystawiania Sustainability i Financial Ratingów

  • pozostałe zadania w BTM/BTM+

  • przeprowadzanie negocjacji handlowych dla wybranych zakresów (analogicznie do procesu BTM)

  • procesowanie nienegocjowanych zakresów - weryfikacja zamówień w ramach automatycznego systemu zamówień w obszarze zamówień materiałów nieprodukcyjnych

  • wprowadzanie koniecznych korekt, generowanie zaktualizowanych zamówień

c) Einkaufsprozess (CTM) 

Kompleksowa obsługa procesu zakupowego do 10.000 EUR  

Dodatkowo na życzenie klienta / opcjonalnie:

  • wprowadzanie koniecznych korekt, generowanie zaktualizowanych zamówień

  • pozostałe zadania w CTM

CONSULTING

  • Project Delivery Agile & Classic: Wspieramy naszych klientów w organizacji pracy nad ich projektami, poprzez aktywne doradztwo, na przykład w zakresie planowania czasu, organizacji projektu czy komunikacji. Nasi konsultanci doradzają kierownikowi projektu w jego codziennej pracy, przejmując związane z projektem pakiety robocze i przygotowując dokumenty niezbędne do projektu, takie jak szablony decyzji, prezentacje, raporty, oceny. Dzięki naszemu wsparciu, klienci mogą skupić się na strategicznych aspektach swoich projektów, mając pewność, że operacyjne zadania są w dobrych rękach.

  • Business Process Design: Wspieramy naszych klientów od pierwszej analizy procesu i oceny stanu obecnego, aż po wdrażanie usprawnień i napędzanie optymalizacji procesów. Naszą podstawową wiedzą specjalistyczną są procesy zakupu. Świadome nazywamy się Business Process Design, ponieważ zarządzanie procesami samo w sobie nie obejmuje pełnego zakresu tego, co możemy zaoferować.

  • SAP Consulting: Nasi konsultanci SAP dysponują solidnym doświadczeniem w zakresie zakupów, logistyki i finansów. Dotychczas zdobyliśmy doświadczenie i wspieraliśmy klientów w rolach konsultantów funkcjonalnych. Mieliśmy okazję uczestniczyć w projektach związanych z testowaniem, szkoleniem, zgodnością z DSGVO, planowaniem materiałów i księgowością. Naszym celem jest dalszy rozwój w kierunku bardziej technicznych ról, aby poszerzyć nasze możliwości i zapewnić jeszcze bardziej kompleksowe wsparcie.

  • Analytics & Data Management: W ramach naszego doradztwa IT, zespół ten koncentruje się na przekształcaniu danych w praktyczne spostrzeżenia. Wspieramy klientów w zarządzaniu, strukturyzowaniu i analizowaniu ich danych, aby podejmować lepsze decyzje biznesowe. Identyfikujemy takie potrzeby i możliwości nie tylko w klasycznych obszarach opartych na danych, ale także w projektach związanych z bezpieczeństwem IT, rozwojem baterii, a nawet SAP SuccessFactors.

  • W Digital Automation Services automatyzujemy i digitalizujemy procesy biznesowe z wykorzystaniem MS Power Platform i Automation Anywhere. Projektujemy architekturę rozwiązań, doradzamy w migracji danych, zbieramy wymagania, koordynujemy prace deweloperów i tworzymy dokumentację techniczną. Dodatkowo monitorujemy roboty, analizujemy i optymalizujemy procesy.

  • W Salesforce Consulting oferujemy doradztwo w jednym z największych systemów CRM – Salesforce. Pracujemy z modułami Sales & Service Cloud oraz Marketing Cloud, wspierając realizację wymagań klientów, testując rozwiązania i utrzymując kontakt z deweloperami. W Marketing Cloud świadczymy usługi developerskie, w ramach których tworzymy szablony kampanii oraz rozwijamy nowe funkcje, np. powiadomienia push w aplikacjach.

  • Zespół Service Now Consulting digitalizuje procesy w MyServe, co przekłada się na oszczędność czasu i łatwiejszy zarządzanie w działach fachowych. Łączy role doradcy, projekt managera i dewelopera, oferując rozwiązania szyte na miarę, regularny kontakt i doradztwo w zakresie najlepszych praktyk.

Powrót na górę strony