Nasze obszary

Od momentu powstania firmy w 2016 roku głównym obszarem naszych działań była księgowość. Jako Centrum Kompetencji z obszaru usług finansowych świadczymy usługi w tym zakresie w ramach pięciu obszarów.

FINANCIAL SERVICES

ACCOUNTS PAYABLE (Zobowiązania) to obszar skupiający się na kompleksowej obsłudze dostawców Grupy Volkswagen. Zespoły działające w obrębie tego obszaru współpracują ze spółkami z Niemiec, Danii, Słowacji, Hiszpanii, Portugalii, Irlandii, Francji, Wielkiej Brytanii i Polski. Zajmują się obsługą księgową w zakresie:   

  • weryfikacji i optymalizacji procesowania faktur, 

  • księgowania faktur od dostawców za zakup towarów i usług, 

  • przygotowania płatności, 

  • obsługi podstawowych danych dostawców, 

  • przygotowywania raportów oraz zestawień księgowych, 

  • utrzymywania kontaktu z dostawcami (monitoring terminów płatności, uzgadnianie salda rozrachunków etc.), 

  • rozpatrywania i analizy zapytań rachunkowo-finansowych, np. wezwania do zapłaty, procesów związanych z zamknięciem miesiąca/roku,  

  • self billingu (samofakturowania).

  • Mamy również procesy nietypowe dla działu zobowiązań jak na przykład: 

  • MRV – opracowywanie dokumentów reklamacyjnych dot. wadliwych dostaw i zapytań z nimi związanych, 

  • Lohnbearbeitung – ewidencja dostaw i składanie z tych dostarczonych części opon zimowych, przeprowadzanie inwentaryzacji i wyjaśnianie różnic stanów magazynowych, 

  • rozliczenia kosztów podróży służbowych. 

W 2023 pierwsze zespoły rozpoczęły pracę na nowej wersji SAP 4 HANA, który staje się standardem na rynku usług wspólnych w całej Europie. 

ACCOUNTS RECEIVABLE (Należności) to obszar dedykowany szeroko rozumianej obsłudze księgowej klientów Grupy Volkswagen, świadczący usługi dla spółek z Niemiec, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Portugalii, Polski oraz Francji. W zakresie realizowanych zadań znajdują się takie operacje, jak:   

  • weryfikacja poprawności oraz kompletności dokumentów księgowych, 

  • weryfikacja świadectw pochodzenia towarów, 

  • zakładanie i zarządzanie bazą klientów 

  • wystawianie i księgowanie dokumentów, 

  • księgowanie wyciągów bankowych oraz rozliczanie płatności, 

  • przygotowywanie płatności wychodzących do odbiorców, 

  • prowadzenie kont księgowych odbiorców, 

  • zarządzanie zamówieniami wraz z oceną kredytową odbiorców, 

  • windykacja należności, 

  • potwierdzanie sald z odbiorcami zewnętrznymi i spółkami koncernowymi, 

  • przygotowywanie raportów oraz zestawień księgowych, w tym danych do sprawozdania finansowego,

  • raportowanie podatkowe,

  • kontakt z działami wewnątrz firmy oraz klientami zewnętrznymi.  

GENERAL LEDGER (Księga główna) we współpracy z innymi działami realizuje następujące zadania:   

  • uzgadnianie stanów magazynowych, analiza wyników inwentaryzacji, 

  • księgowanie wyciągów bankowych oraz kontrola przepływów pieniężnych, 

  • księgowanie poleceń księgowych oraz rezerw, 

  • uzgadnianie sald kont księgi głównej, 

  • ewidencja i amortyzacja środków trwałych, 

  • przygotowywanie raportów oraz zestawień księgowych, 

  • procesy związane z zamknięciem miesiąca/roku,

  • obsługa pakietu konsolidacyjnego do okresowych skonsolidowanych sprawozdań finansowych według MSR/MSSF i obsługa audytu, raportowanie do krajowych centralnych urzędów statystycznych i krajowych banków centralnych. 

CONTROLING/REPORTING we współpracy z zakładami produkcyjnymi zbiera, analizuje i prezentuje dane kosztowe, niezbędne do podejmowania decyzji zarządczych w danym obszarze, a także raportuje inne dane finansowe wraz z analizą ich odchyleń. 

TRADE FINANCE (finansowanie handlu) to obszar skupiający się na obsłudze funkcji skarbu w zakresie instrumentów finansowych w imieniu marek koncernowych, między innymi:   

  • Obsługa inkasso dokumentowego dla frachtu morskiego i lotniczego,  

  • Obsługa gwarancji i SBLC,

  • Obsługa akredytyw. 

BUSINESS OPERATION SERVICES

  • BI Data Proxy – automatyzacja Data Proxy oraz tworzenie nowych rozwiązań architektury systemów, a także deployment nowych obszarów on-Prem, jak i w chmurze (Cloud). Zespół specjalistów z zakresu Data Proxy zapewnia wymianę danych w czasie rzeczywistym. Własny rozwój Kafki umożliwia udostępnianie dużych ilości danych różnym abonentom bez żadnych opóźnień. Ponad 30 działów/projektów grupy Volkswagen (np. Audi, Volkswagen, Porsche i Cariad) wykorzystuje już te zalety do tworzenia komunikacji i tworzenia sieci kontaktów – między sobą, ale także między markami. Narzędzia wykorzystywane w codziennej pracy to m.in. Kafka, Linux, Azure, AWS, Kubernetes, Python, Java, Golang.

  • BI – w zespołach Business Intelligence pracownicy zajmują się przede wszystkim analizą danych i tworzeniem raportów za pomocą narzędzi takich jak: SQL, Tableou, Power BI. Codziennie pracują nad optymalizacją dostępnych danych, wspierają i doradzają klientom w zakresie ładowania danych. 

  • Usługi suportowe - w obszarze Business Operation Services wyróżniamy zakres usług suportowych ulokowanych w czterech zespołach:   

- Digital Workplace Service to wsparcie pracowników koncernu w korzystaniu z narzędzi do videokonferencji oraz do bezprzewodowej prezentacji treści.  

- PRM & AEPS 1st Level Support z kolei jestem zespołem wspierającym pracowników koncernu w procesach zakupowych w obszarze IT. Celem usług jest także wykonywanie zadań administracyjnych związanych z monitorowaniem zamówień oraz analiza dostępnych danych.  

- Infrastructure Dataservice  to usługa polegająca na odzyskiwaniu lub tworzeniu kopii zapasowych danych, np. utraconych maili ze skrzynki outlook, danych z dysków, współpraca z działem prawnym.  

- Projekt LAW (Lieferabwicklung) polega na wdrożeniu odpowiednich procesów usług i udziału w ich optymalizacji w celu uproszczenia zakupów odpowiednich modułów w grupie koncernowej. System LAW służy do strukturyzowania, wyszukiwania i fakturowania wszystkich komponentów i zakresu wykonanych usług (np. montażu, logistyki wstępnej, logistyki itp.) zakresu JIT/JIS (Zakresy JIT/JIS to zespoły specyficzne dla pojazdu dostarczane synchronicznie z produkcją).   

  • Podobszar Engpass- & Kapazitaetsmanagement - zadaniem naszych pracowników jest ustanowienie kontroli wąskich gardeł (Engpass), w tym analizowanie i weryfikowanie wiarygodności wymaganych struktur popytu i wydajności, przeprowadzanie analiz asortymentowych dla krytycznych zakresów dostaw oraz wyjaśnienie sytuacji w zakresie zdolności produkcyjnych i podjęcie środków zaradczych. Personalizacja i optymalizacja istniejących raportów i dashboardów pod kątem użyteczności, bezpieczeństwa i kompletności danych. 

  • Zespół Kapa 1 oraz Kapa 2 (Kapazitaetsmanagement) - jego zadaniem jest ciągła poprawa jakości danych w aplikacji zakupowej INCA i w systemach źródłowych. Na co dzień pracownicy zajmują się weryfikacją poziomu wydajności dostawców w celu dokładnego śledzenia pokrycia zapotrzebowania w systemie INCA. 

  • Zespół Q-Team zabezpiecza prognozy popytu dla nowych projektów pojazdów, które są we wczesnej fazie projektowej.

  • Training Support PowerCO wspiera klienta w zadaniach m.in. administracyjnych, zarządza danymi w systemie Learning Management, generuje raporty i statystyki, opisuje procesu i dokumenty w obszarze Traning Management.

  • Z kolei zespół GPS A-Mat Support doradza użytkownikom systemów zakupowych w ich zapytaniach procesowych, jak i systemowych szukając optymalnych rozwiązań.

  • Lizenzmanagement ma za zadanie kontrolę dostępów, monitorowanie oraz aktualizację modeli danych. Pracownicy na co dzień dbają o wysoką jakość dostępnych danych zawartych w różnych systemach oraz raportach. 

COMMERCIAL SERVICES

Otwierając się na nowe wyzwania biznesowe i obszary działalności, nieustannie poszerzamy zakres świadczonych usług w obszarze COMMERCIAL SERVICES. Obecnie szereg zespołów realizuje usługi w następujących obszarach biznesowych.   

  • Inputmanagement:  klasyfikowanie dokumentów dotyczących wniosków leasingowych i kredytowych, opracowywanie umów leasingowych, decyzji podatkowych, umów serwisowych, indeksowanie dokumentów umów ubezpieczeniowych i bankowych, weryfikowanie faktur za zakup samochodów, usługi serwisowe, wypożyczenie aut, opracowywanie zmian związanych z kartami pojazdów kredytowanych przez koncern.  

  • Scanning UK: skanowanie rachunków przychodzących i ich rejestracja w systemie do weryfikacji.  

  • Customer Care - telefoniczna i pisemna obsługa klienta:  

  • infolinia Notdienst – koordynacja pomocy klientom w sytuacjach awaryjnych na drodze,  

  • Volkswagen/SKODA Carline – obsługa telefonicznych zapytań klientów marek Volkswagen i Skoda oraz pisemne opracowywanie zapytań klientów przychodzących różnymi kanałami komunikacji (mail, czat, formularze internetowe),

  • FOKK – rejestrowanie i kategoryzowanie zapytań klientów w obszarze Back office i Front office,

  • DSGVO - opracowywanie zapytań klientów w kontekście przetwarzania danych osobowych w systemach i bazach danych koncernu Volkswagen,

  • Central Know-How Protection Services (CKPS) - First Level Support (SPOC) dla dostawców, nadzór nad statusem umowy o zachowaniu poufności z dostawcami, zapytania odnośnie certyfikatu TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange), tworzenie aktualnej bazy klientów we własnym systemie ticketowym Salesforce. 

LOGISTICS & TECHNICS

LOGISTICS to obszar skupiający się na realizacji projektów logistycznych dla Grupy Volkswagena. Zespoły, które działają w obrębie tego obszaru współpracują m.in. ze spółkami koncernu z całej Europy. Zespoły realizują projekty logistyczne w zakresie:  

  • planowania pojemników,

  • planowania powierzchni,

  • planowania procesów,

  • projektowania łańcucha wartości,

  • dyspozycji częściami. 

Projekty techniczne obejmują obszary: Testing&Development oraz Cloud Services. 

PURCHASING & PROCUREMENT SERVICES

PURCHASING SERVICES tzw. P-MAT dotyczy wsparcia administracyjnego i merytorycznego dla Działów Zakupów różnych marek w koncernie w zakresie zadań bezpośrednio związanych z produkcją pojazdów i części, w ramach zadań: 

  • Sourcing (Forward Sourcing i Global Sourcing) – opracowywanie i wysyłka zapytań ofertowych do dostawców koncernowych w ramach części produkcyjnych (systemy: STAR, GPS Sourcing); procedowanie analizy opłacalności zmiany np. dostawcy; wsparcie w przygotowaniu informacji na gremia decyzyjne; doradztwo systemowe i procesowe,

  • Negocjacje internetowe (Online Verhandlungen) – przygotowanie, budowanie i przeprowadzanie negocjacji internetowych w oparciu o odpowiednie strategie zakupowe (system GPS ON); przygotowywanie i realizacja treningów wspierających przygotowanie do procesu negocjacji; doradztwo systemowe i procesowe,

  • Bestelleingaben – systemowe opracowywanie zamówień oraz kontraktów na części produkcyjne (wykorzystywanie m.in. systemu EBON+, GPS Ordering). Pielęgnacja danych systemowych dla poszczególnych części oraz zamówień/ kontraktów,

  • Fehlerbelege – opracowywanie błędów dotyczących zamówień na części bezpośrednio produkcyjne w systemie EBON, GPS Ordering, które wynikają z różnicy między danymi na liście przewozowym dostawcy a danymi w kontrakcie cenowym działu logistyki oraz przesyłanie list z błędami do odpowiedzialnych handlowców. Wsparcie i pomoc handlowcom w przypadku problemów systemowych w opracowywaniu błędów oraz przekierowywanie ich do właściwego supportu,

  • Materialteuerungszuschläge (MTZ)/ Stahlsteuerkreis (SSK)– aktualizacja/wprowadzanie danych bazowych części oraz aktualizacja zamówień w związku z wynegocjowanymi nowymi cenami surowców oraz zmianami dopłat materiałowych za stal pośrednią (klucz 555),

  • Księgowanie cłowe  – generowanie i przetwarzanie list celnych i przewozowych na dostawy towarów do krajów spoza Unii Europejskiej,

  • Zakupowe kontrakty centralne - wsparcie działu zakupów w zakresie produkcji seryjnej (zakładanie i aktualizacja harmonogramów dostaw, tworzenie zamówień powiązanych, aktualizowanie danych bazowych, np. cen, weryfikacja danych bazowych na podstawie zmian technicznych, przeprowadzanie transakcji masowych) oraz wsparcie działu zakupów w obszarze części zamiennych po zakończonej produkcji (zakładanie i aktualizacja harmonogramów dostaw, tworzenie zamówień powiązanych, aktualizowanie nowych wariantów części) w systemie SAP oraz SAP 4HANA.

PROCUREMENT  SERVICES tzw. A-MAT dotyczy realizacji procesów dotyczących zakupów materiałów pośrednio-produkcyjnych i nieprodukcyjnych dla różnych marek w koncernie 

Proces P2P (Procure to Pay) dla marek koncernu VW z wykorzystaniem systemów zakupowych charakterystycznych dla danej marki (m.in. KSRM, Globe, Maximo, SAP, GPS Ivalua, GPS ON):

a) Zgłoszenie zapotrzebowania

  • analiza i weryfikacja dokumentacji handlowej

  • procesowanie zapotrzebowań na zakup środków okołoprodukcyjnych zgłaszanych przez klientów wewnętrznych 

b) Proces zakupowy BTM/BTM+

Kompleksowa obsługa procesu zakupowego do 250.000 EUR

  • sprawdzanie poprawności danych w zapotrzebowaniu (analiza i weryfikacja dokumentacji handlowej)

  • przeprowadzanie negocjacji handlowych zgodnie ze strategią zakupową

  • wystawianie zamówień w systemach zakupowych

  • archiwizacja dokumentacji zakupowej zgodnie z wymaganiami klienta

Dodatkowo na życzenie klienta / opcjonalnie:

  • weryfikacja płatności względem zamówień oraz przekazanie jej osobom odpowiedzialnym (działom fachowym) celem uzupełnienia brakujących danych

  • doradztwo systemowe i bieżące informowanie klientów wewnętrznych o zmianach procesowych

  • wsparcie w procesie rejestracji nowych dostawców i wystawiania Sustainability i Financial Ratingów

  • pozostałe zadania w BTM/BTM+

  • przeprowadzanie negocjacji handlowych dla wybranych zakresów (analogicznie do procesu BTM)

  • procesowanie nienegocjowanych zakresów - weryfikacja zamówień w ramach automatycznego systemu zamówień w obszarze zamówień materiałów nieprodukcyjnych

  • wprowadzanie koniecznych korekt, generowanie zaktualizowanych zamówień

  • pozostałe zadania w CTM

c) Einkaufsprozess (CTM) 

Kompleksowa obsługa procesu zakupowego do 10.000 EUR  

Dodatkowo na życzenie klienta / opcjonalnie:

  • wprowadzanie koniecznych korekt, generowanie zaktualizowanych zamówień

  • pozostałe zadania w CTM

CONSULTING

  • Project Delivery Agile & Classic: Wspieramy naszych klientów w organizacji pracy nad ich projektami, poprzez aktywne doradztwo, na przykład w zakresie planowania czasu, organizacji projektu czy komunikacji. Nasi konsultanci doradzają kierownikowi projektu w jego codziennej pracy, przejmując związane z projektem pakiety robocze i przygotowując dokumenty niezbędne do projektu, takie jak szablony decyzji, prezentacje, raporty, oceny. Dzięki naszemu wsparciu, klienci mogą skupić się na strategicznych aspektach swoich projektów, mając pewność, że operacyjne zadania są w dobrych rękach.

  • Business Process Design: Wspieramy naszych klientów od pierwszej analizy procesu i oceny stanu obecnego, aż po wdrażanie usprawnień i napędzanie optymalizacji procesów. Naszą podstawową wiedzą specjalistyczną są procesy zakupu. Świadome nazywamy się Business Process Design, ponieważ zarządzanie procesami samo w sobie nie obejmuje pełnego zakresu tego, co możemy zaoferować.

  • SAP Consulting: Nasi konsultanci SAP dysponują solidnym doświadczeniem w zakresie zakupów, logistyki i finansów. Dotychczas zdobyliśmy doświadczenie i wspieraliśmy klientów w rolach konsultantów funkcjonalnych. Mieliśmy okazję uczestniczyć w projektach związanych z testowaniem, szkoleniem, zgodnością z DSGVO, planowaniem materiałów i księgowością. Naszym celem jest dalszy rozwój w kierunku bardziej technicznych ról, aby poszerzyć nasze możliwości i zapewnić jeszcze bardziej kompleksowe wsparcie.

  • Analytics & Data Management: W ramach naszego doradztwa IT, zespół ten koncentruje się na przekształcaniu danych w praktyczne spostrzeżenia. Wspieramy klientów w zarządzaniu, strukturyzowaniu i analizowaniu ich danych, aby podejmować lepsze decyzje biznesowe. Identyfikujemy takie potrzeby i możliwości nie tylko w klasycznych obszarach opartych na danych, ale także w projektach związanych z bezpieczeństwem IT, rozwojem baterii, a nawet SAP SuccessFactors.

  • W Digital Automation Services specjalizujemy się w automatyzacji procesów. Nasi konsultanci, szczególnie w projektach PowerApps, pełnią rolę architektów rozwiązań. Doradzają klientom w zakresie strukturyzowania ich aplikacji w celu spełnienia określonych celów i wymagań, a także pełnią funkcję kluczowych kontaktów dla zespołu deweloperskiego. Inny typ projektu, który realizujemy, to automatyzacja procesów przy użyciu robotów (RPA) stworzonych na platformie Automation Anywhere. Nasze działania obejmują monitorowanie aktywności robotów, analizowanie, optymalizowanie i dokumentowanie procesów. Dodatkowo pełnimy rolę głównego punktu kontaktowego dla incydentów i działamy jako punkt kontaktowy dla specjalistycznych działów i deweloperów. To zapewnia płynną komunikację i efektywne rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą się pojawić.

  • Zespół Salesforce Consulting oferuje usługi doradcze w ramach jednego z największych systemów CRM (Zarządzania Relacjami z Klientem). Posiadamy doświadczenie w różnych modułach tego narzędzia, takich jak Sales & Service Cloud czy Marketing Cloud. Nasi konsultanci doradzają klientom (różnym markom VW) w zakresie realizacji ich wymagań na platformie, utrzymując kontakt z deweloperami, przeprowadzając testy, a w Marketing Cloud podejmują się zadań rozwojowych, tworząc szablony kampanii marketingowych oraz wprowadzając nowe produkty, takie jak powiadomienia push dla aplikacji VW.

  • Zespół Service Now Consulting świadczy usługi związane z cyfryzacją procesów w MyServe. Dzięki naszym usługom procesy są optymalizowane, a ich cyfryzacja przynosi znaczące oszczędności czasu dla wyspecjalizowanych działów. Umożliwienie dostępu i zarządzanie danymi są łatwiejsze i szybsze. W naszym zespole pracownicy łączą role konsultanta wymagań, lidera projektu i dewelopera. Ta połączona rola dodaje dużą wartość naszym usługom - regularny kontakt, porady w zakresie najlepszych rozwiązań dostosowanych do klienta (rozwiązania szyte na miarę w MyServe).

Powrót na górę strony