Nasz system zgłaszania naruszeń Whistleblower
Przestrzeganie przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz zasad zawartych w naszym Kodeksie Postępowania i Kodeksie Postępowania dla Partnerów Biznesowych ma najwyższy priorytet w firmie Volkswagen Group Services sp. z o.o. Sukces naszej firmy opiera się na uczciwości i zgodności z przepisami.
Aby spełniać te standardy, ważne jest, aby dowiadywać się o potencjalnych nieprawidłowościach ze strony pracowników lub dostawców i skutecznie im przeciwdziałać. Dlatego powierzyliśmy Centralnemu Biuru Dochodzeniowemu prowadzenie niezależnego, bezstronnego i poufnego systemu sygnalizowania nieprawidłowości w naszym imieniu.
Jednym z filarów naszego systemu jest zasada rzetelności proceduralnej. System zapewnia również możliwie najwyższą ochronę dla sygnalistów, osób wskazanych w zgłoszeniach oraz pracowników wspierających dochodzenia.
Obejmuje to również możliwość anonimowego zgłaszania i komunikacji. Zapewniamy, że nie podejmujemy żadnych działań mających na celu identyfikację anonimowych sygnalistów, o ile nie nadużywają systemu. Odwet wobec sygnalistów i wszystkich osób wspierających dochodzenia w Volkswagen Group Services sp. z o.o. nie będzie tolerowany. Osoby wskazane w zgłoszeniach są uznawane za niewinne, dopóki nie zostanie udowodnione naruszenie. Dochodzenia prowadzone są z zachowaniem najwyższej poufności, a informacje przetwarzane są w sposób rzetelny, szybki i bezpieczny.
Jak przetwarzamy zgłoszenie?
Wykwalifikowani i doświadczeni pracownicy Biura Dochodzeniowego dokładnie analizują każde zgłoszenie dotyczące potencjalnych nieprawidłowości ze strony pracowników Grupy Volkswagen i systematycznie je weryfikują.
Najpierw otrzymasz potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
Następnie Biuro Dochodzeniowe oceni Twoje zgłoszenie, zbierając informacje – szczególnie od sygnalisty.
Tylko jeśli wstępna ocena wykaże uzasadnione podejrzenie naruszenia, zostanie wszczęte dochodzenie przez dedykowaną jednostkę dochodzeniową.
Po zakończeniu dochodzenia Biuro oceni wyniki i zaleci odpowiednie działania.
Informacje o statusie* i wyniku postępowania zostaną przekazane bez zbędnej zwłoki.
Zgłoszenia dotyczące potencjalnych naruszeń Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych przez dostawców – w tym poważnych naruszeń praw człowieka lub środowiska – również mogą być kierowane do Biura Dochodzeniowego. W takich przypadkach odpowiednie działy zostaną poinformowane i podejmą działania w celu ograniczenia lub zakończenia naruszeń i/lub ryzyk.
Więcej informacji na temat mechanizmu składania skarg w koncernie Volkswagen mają Państwo możliwość znaleźć pod następującym linkiem.
Masz zastrzeżenia lub opinie dotyczące produktu lub usługi Volkswagen Group Services Sp. z o.o.?
Jeżeli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące usług świadczonych przez Volkswagen Group Services Sp. z o.o. prosimy o kontakt z naszym Compliance Officer poprzez adres legal.compliance.vwgs.r.pzn@volkswagen-groupservices.com
Dokonywanie zgłoszeń w naszym Systemie Whistleblower
System Whistleblower oferuje różne kanały zgłaszania potencjalnych naruszeń pracowników, które umożliwiają szybkie sprawdzenie i w razie potrzeby reakcję naszej firmy.
Nie wpływa to jednak na ustawowe prawo do kontaktu z wyznaczonymi organami, jak opisano poniżej.
Infolinia 24/7
Zgłoszenia można dokonywać telefonicznie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, wybierając numer telefonu z dostępnej listy, odpowiadający krajowi lub regionowi, w którym znajduje się zgłaszający. Należy również przygotować kod organizacji: 122203.
Po wybraniu numeru i wprowadzeniu kodu organizacji możliwe jest złożenie zgłoszenia w formie nagrania głosowego za pomocą systemu Voice Intake. Do Biura Dochodzeń przekazywana jest wyłącznie pisemna transkrypcja zgłoszenia.
Aby odsłuchać odpowiedź lub ewentualne dodatkowe pytania ze strony zespołu, należy ponownie zadzwonić pod ten sam numer.
Kanał raportowania online
Istnieje możliwość skorzystania z internetowej platformy komunikacyjnej SpeakUp w celu skontaktowania się z Biurem Dochodzeniowym w ponad 65 językach. System ten jest poufny i technicznie zabezpieczony oraz umożliwia anonimowe przesyłanie zgłoszeń.
Dostęp do internetowego kanału zgłaszania można uzyskać za pośrednictwem następującego łącza:
https://goto.speakup.report/volkswagen
Szczegółowe instrukcje dotyczące dokonywania zgłoszeń online, za pomocą aplikacji lub telefonicznie można znaleźć tutaj.
Aplikacja SpeakUp
Można również pobrać aplikację SpeakUp: "SpeakUp - Doing right, made easy” firmy People Intouch (na urządzenia prywatne), aby uzyskać dostęp do bezpiecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Za pośrednictwem aplikacji można złożyć zgłoszenie pisemnie lub nagrać wiadomość głosową (również anonimowo). Do zalogowania się potrzebny będzie kod organizacji: 122203
Można zalogować się ponownie, aby sprawdzić odpowiedź zespołu lub odpowiedzieć na dodatkowe pytania.
Aby pobrać aplikację, zeskanuj kod QR:
Rzecznicy Grupy Volkswagen
Spółka Volkswagen Group Services sp. z o.o. wyznaczyła zewnętrznych prawników jako rzeczników ds. etyki. Udzielają oni porad dotyczących systemu sygnalizowania nieprawidłowości lub – jeśli sygnalista sobie tego życzy – przekazują zgłoszenia anonimowo do Biura Dochodzeniowego.
Jeśli chcesz skontaktować się z Rzecznikiem, możesz znaleźć jego dane kontaktowe tutaj: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/
Kontakt z Biurem Dochodzeniowym można uzyskać poprzez e-mail: io@volkswagen.de.
Adres pocztowy i osobisty kontakt
Adres pocztowy:
Volkswagen AG
Centralne Biuro Śledcze
Skrzynka pocztowa 1717
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
Niemcy
Kontakt osobisty:
Prosimy o wcześniejsze umówienie wizyty, wysyłając e-mail na adres: io@volkswagen.de.
Czy masz pytania lub potrzebujesz lokalnej osoby kontaktowej?
Pytania dotyczące Systemu Whistleblower w Volkswagen Group Services Sp. z o.o. można kierować do Biura Dochodzeniowego ale również do naszego Compliance Officera poprzez adres
legal.compliance.vwgs.r.pzn@volkswagen-groupservices.com.
Jeśli byli Państwo stroną postępowania posiadają Państwo możliwość zwrócenia się z informacją zwrotną na temat procesu do Obudsman’a.
Zewnętrzne kanały raportowania w Polsce
Parlament polski określił wyznaczone organy, które przyjmują zgłoszenia o uchybieniach jako zewnętrzne kanały raportowania. Zewnętrznymi kanałami sprawozdawczymi są:
Ombudsman - rzecznicy, zewnętrzni adwokaci
http://www.ombudsleute-der-volkswagen-ag.de