Nasz system zgłaszania naruszeń Whistleblower
Przestrzeganie przepisów ustawowych i zasad wewnętrznych stanowią najwyższy priorytet w Grupie Volkswagen. Sukces naszej Grupy opiera się na Integrity i Compliance. W celu spełnienia określonych standardów należy powziąć wiedzę o potencjalnych naruszeniach naszych pracowników lub dostawców i położyć im kres. Dlatego też powierzyliśmy Centralnemu Biuru Dochodzeniowemu obsługę w naszym imieniu niezależnego, bezstronnego i poufnego Systemu Whistleblower
Wykwalifikowani i doświadczeni pracownicy z Biura Dochodzeniowego dokładnie badają każde zgłoszenie i podejmują systematyczne działania następcze.
Kluczowym filarem naszego Systemu Whistleblower jest zasada sprawiedliwości proceduralnej. Gwarantuje jak największą ochronę sygnalistom, osobom zamieszanym w sprawę oraz pracownikom uczestniczącym w dochodzeniu.
Obejmuje również możliwość anonimowego zgłaszania i anonimowej komunikacji. Grupa Volkswagen gwarantuje, że nie będzie podejmować żadnych kroków w celu identyfikacji anonimowych sygnalistów, którzy nie nadużywają Systemu Whistleblower. Co istotne, działania odwetowe wobec osób zgłaszających przypadki naruszenia oraz wszystkich osób, które przyczyniają się do prowadzenia dochodzeń, nie będą tolerowane. Osoby zamieszane w sprawę są uważane za niewinne do czasu udowodnienia naruszenia. Dochodzenia będą prowadzone z zachowaniem najwyższej poufności, a informacje przetwarzane w sposób uczciwy i szybki, z uwzględnieniem odpowiedniej ochrony.
W jaki sposób rozpatrujemy Twoje zgłoszenie?
Wykwalifikowani i doświadczeni koledzy z Biura Dochodzeniowego dokładnie badają każde zgłoszenie dotyczące potencjalnego naruszenia pracownika Grupy Volkswagen i systematycznie podejmują dalsze działania. Najpierw otrzymasz potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Następnie Biuro Dochodzeniowe dokonuje oceny Twojego zgłoszenia. Obejmuje to zebranie faktów, w szczególności od osoby zgłaszającej. Tylko wtedy, gdy ta wstępna ocena wykaże podstawy do podejrzenia naruszenia, rozpocznie się dochodzenie prowadzone przez specjalną jednostkę dochodzeniową. Następnie wyniki dochodzenia zostaną ocenione przez Biuro Dochodzeniowe i zalecone zostaną odpowiednie środki. Informacje o stanie* i wyniku postępowania zostaną przekazane Państwu bez zbędnej zwłoki.
Potencjalne naruszenia Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych przez dostawców, w tym poważne zagrożenia i naruszenia praw człowieka i środowiska przez bezpośrednich i pośrednich dostawców, można również zgłaszać do Biura Dochodzeniowego - jak również zgłoszenia wymagające w inny sposób natychmiastowego działania. Biuro Dochodzeniowe poinformuje odpowiedzialne działy, które odpowiednio zajmą się sprawą. Obejmuje to w szczególności podjęcie niezbędnych środków w celu zminimalizowania lub zakończenia naruszeń i/lub zagrożeń.
*Czas przetwarzania jest zróżnicowany w zależności od przedmiotu procedury
Więcej informacji na temat mechanizmu składania skarg w koncernie Volkswagen mają Państwo możliwość znaleźć pod następującym linkiem.
Masz zastrzeżenia lub opinie dotyczące produktu lub usługi Volkswagen Group Services Sp. z o.o.?
Jeżeli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące usług świadczonych przez Volkswagen Group Services Sp. z o.o. prosimy o kontakt z naszym Compliance Officer poprzez adres legal.compliance.vwgs.r.pzn@volkswagen-groupservices.com
Dokonywanie zgłoszeń w naszym Systemie Whistleblower
System Whistleblower oferuje różne kanały zgłaszania potencjalnych naruszeń pracowników, które umożliwiają szybkie sprawdzenie i w razie potrzeby reakcję naszej firmy.
Nie wpływa to jednak na ustawowe prawo do kontaktu z wyznaczonymi organami, jak opisano poniżej.
Infolinia 24/7
Zgłoszenia można dokonywać telefonicznie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, wybierając numer telefonu z dostępnej listy, odpowiadający krajowi lub regionowi, w którym znajduje się zgłaszający. Należy również przygotować kod organizacji: 122203.
Po wybraniu numeru i wprowadzeniu kodu organizacji możliwe jest złożenie zgłoszenia w formie nagrania głosowego za pomocą systemu Voice Intake. Do Biura Dochodzeń przekazywana jest wyłącznie pisemna transkrypcja zgłoszenia.
Aby odsłuchać odpowiedź lub ewentualne dodatkowe pytania ze strony zespołu, należy ponownie zadzwonić pod ten sam numer.
Kanał raportowania online
Istnieje możliwość skorzystania z internetowej platformy komunikacyjnej SpeakUp w celu skontaktowania się z Biurem Dochodzeniowym w ponad 65 językach. System ten jest poufny i technicznie zabezpieczony oraz umożliwia anonimowe przesyłanie zgłoszeń.
Dostęp do internetowego kanału zgłaszania można uzyskać za pośrednictwem następującego łącza:
https://goto.speakup.report/volkswagen
Szczegółowe instrukcje dotyczące dokonywania zgłoszeń online, za pomocą aplikacji lub telefonicznie można znaleźć tutaj.
Aplikacja SPEAK-UP
Można również pobrać aplikację SpeakUp: „SpeakUp - Listen for a change” firmy People Intouch (tylko urządzenia osobiste), aby uzyskać dostęp do bezpiecznego systemu zgłaszania. Za pośrednictwem tej aplikacji można przesłać zgłoszenie pisemne lub zostawić wiadomość głosową (również anonimowo). Potrzebny będzie kod organizacji: 122203. Aby zobaczyć wiadomość od organu dochodzeniowego lub odpowiedzieć na dalsze pytania, należy ponownie zalogować się w aplikacji. Żeby pobrać aplikację, można również zeskanować kod QR:
Rzecznicy Grupy Volkswagen
Volkswagen Group Services Sp. z o.o. wyznaczył zewnętrznych prawników do pełnienia funkcji Rzeczników. Doradzają oni w zakresie systemu Whistleblower lub zapewniają, że zgłoszenia od sygnalistów są przekazywane anonimowo do Biura Śledczego, jeśli jest taka potrzeba.
Jeśli chcesz skontaktować się z Rzecznikiem, możesz znaleźć jego dane kontaktowe tutaj: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/
Kontakt z Biurem Dochodzeniowym można uzyskać poprzez e-mail: io@volkswagen.de.
Adres pocztowy i osobisty kontakt
Adres pocztowy:
Volkswagen AG
Centralne Biuro Śledcze
Skrzynka pocztowa 1717
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
Niemcy
Kontakt osobisty:
Prosimy o wcześniejsze umówienie wizyty, wysyłając e-mail na adres: io@volkswagen.de.
Czy masz pytania lub potrzebujesz lokalnej osoby kontaktowej?
Pytania dotyczące Systemu Whistleblower w Volkswagen Group Services Sp. z o.o. można kierować do Biura Dochodzeniowego ale również do naszego Compliance Officera poprzez adres
legal.compliance.vwgs.r.pzn@volkswagen-groupservices.com.
Jeśli byli Państwo stroną postępowania posiadają Państwo możliwość zwrócenia się z informacją zwrotną na temat procesu do Obudsman’a.
Zewnętrzne kanały raportowania w Polsce
Parlament polski określił wyznaczone organy, które przyjmują zgłoszenia o uchybieniach jako zewnętrzne kanały raportowania. Zewnętrznymi kanałami sprawozdawczymi są:
Ombudsman - rzecznicy, zewnętrzni adwokaci
http://www.ombudsleute-der-volkswagen-ag.de